Verileri güvenli, hızlı, esnek, verimli, sürdürülebilir dijital dönüştüren; ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’ ile akıllı ve kağıtsız ofis

Veri çağında şirketlerin artık varlıklarını sürdürebilmesinin tek yolu dijital dönüşüm. Şirket verilerinin, bilgi ve belgelerinin güvenliği, korunması, sürdürülebilirliği, verimli ve yönetilebilir olmasını sağlayan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, Yapay Zeka (Al), Büyük Veri (Big Data), Nesnelerin İnterneti (IoT), Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), 5G gibi yeni nesil teknolojilerle şekilleniyor. Sıfır hatayla işleyen yazılımlar, bilgiye hızlı erişimi sağlarken işlem sürelerini saniyelere indirgiyor, şirkete güvenlik, esneklik, çeviklik, verimlilik, minimum maliyetler, zaman, enerji ve maliyet tasarrufu ile akıllılık sağlıyor.
Şirketleri akıllı ve kağıtsız ofislere dönüştüren ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’, sayısal ortamdaki bilgilerin, verilerin ve dokümanların (belgeler) organizasyonu ve yönetimi için geliştirilmiş yazılımlar, uygulamalar, teknolojiler; kurumların ve şirketlerin, kurum içinde, kuruma gelişinde veya çıkışında kontrollü şekilde belgelerinin ve verilerinin dağılımının yapılmasını, en etkin biçimde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duyduklarında hızlıca erişebilmelerini sağlayan sistemler. Şirketin kurumsal hafızasını ve know-how’unu koruyan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, tüm paydaşların, tüm projelerin, tüm grup şirketlerinin tüm kullanıcıların; sorunsuz, güvenli şekilde işbirliği yapabilecekleri web tabanlı bir ortak çalışma alanı sunuyor. Bu nedenle sistem üzerinde tüm yazışma ve doküman trafiğini yönetebilmek çok önemli.
Tüm çalışanların etkileşim içinde olduğu Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri;
• Kurumsal bilgi kaynaklarıdır.
• Hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu sağlar.
• Farklı standartları destekler.
• Hesap verilebilirliliğin güvencesidir.
Gartner’ın yaptığı araştırmalara göre; mevcut firma verilerinin yüzde 80-95’i kağıt ve lokal PC’lerde (kişisel bilgisayarlar) tutuluyor ve dokümanların yüzde 25’i kısmi sistemde yanlış yerde tutuluyor, çalışanlar zamanlarının yüzde 60’ını bu dokümanları arayarak geçiriyor. Bu yanlış çalışma yöntemi, şirket gelirlerinin yüzde 15’ine olumsuz maliyet olarak yansıyor.

Dijital, verimli, hızlı, esnek, çevik ve akıllı işletme
Bilgi, doküman (belge), arşiv ve tüm veriler ile iş süreçlerini dijitalleştirerek, iş akışlarını otomatikleştiren; işletmeye, hız, verimlilik artışı, güvenlik, esneklik, çeviklik ve akıllılık sağlayan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’ ile doküman ve arşiv yönetiminin tamamı dijital ortama taşınıyor, bilgiler, dokümanlar, arşiv ve tüm veriler bulut üzerinde kolay konfigürasyonla anında kullanılabiliyor, mobil uygulamayla bilgisayar, mobil ve akıllı cihazlardan her an online erişilebiliyor, yazılımla e-posta entegrasyonu sağlanıyor, depolama ihtiyaçları kurum altyapısına uyumlu hale getirilebiliyor, yetki seviyesiyle yüksek veri ve doküman güvenliği, doküman ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar doğrultusunda özelleştirme, iyileştirilmiş uyum önlemleri, hızlı ve kolay belge arama, gelişmiş işbirliği olanakları sunuluyor.
Akıllı ve kağıtsız ofis: ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, ‘akıllı ve kağıtsız ofis’ ortamında; tüm elektronik ve taranmış bilgileri, dokümanları, verileri; bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebiliyor. Başka uygulamalarla konuşabilen ve entegre olabilen ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’, başka veritaban sunucusundan bilgi eşleştirmesine de olanak tanıyor.
Dosyalama: Düzenli şekilde bilgilerin, dokümanların, verilerin dosyalanmasını ve saklanmasını sağlıyor.
Güvenlik: Bilgiler, dokümanlar, veriler, arşivler yanlışlıkla silinmiyor, kaybolmuyor, donanım arızalanması veya doğal afetlerden korunabiliyor. Onay süreçleri hızlanıyor, kimin hangi doküman, bilgi, veri ve arşiv üzerinde çalıştığı belli oluyor.
Arama: Dokümanı arayıp bulmak ve arşivlemek kolaylaşıyor.
Tasarruf: Zaman, enerji, donanım, yazılım, kargo, kağıt ve mürekkep maliyetlerinden tasarruf imkanı sunuyor. Uzmanlar, yüzde 25’lik tasarruf imkanı sunduğunu belirtiyor.
Veriye kolay erişim, sadece yetkililerin veriye ulaşımı: Bilgiler, dokümanlar ve her türlü verinin sisteme giriş süresini kısaltan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’, dokümanlar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasına, istenilen kriterlere göre aranılan dokümanın rahatça bulunmasına, performans takibinin kolayca izlenebilmesine, dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilmesine, dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılmasına olanak sağlıyor.
Otomatikleştirme: ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’ ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur. Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
Siber güvenlik ve kolay takip: Dokümanlar, bilgiler, veriler üzerinde yapılan değişikliklerin kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebiliyor, verilerin siber güvenliği sağlanıyor.

‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’nde öne çıkan teknolojiler
Yapay Zeka (Al), Büyük Veri (Big Data), Büyük Veri Analitiği, Nesnelerin İnterneti (IoT), Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), 5G, Metaverse, Dijital İkiz, 3D Teknolojileri, Giyilebilir Teknolojiler, OT/VT Teknolojileri, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA-Robotic Process Automation), Bulut Bilişim (Cloud Computing) ve Bulut Bilişim Teknolojileri, İş Zekası, İş Zekası ve İş Analitiği, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), QR Kod, KVKK Çözümleri, Siber Güvenlik, Penetrasyon (Sızma)Testi, Doküman Yönetim Sistemi (DYS), Gelen Evrak, Giden Evrak, Arşiv / Doküman Yönetimi, Belge Yönetim Sistemi / Evrak Yönetim Sistemi, Evrak Depolama Sistemleri-EDS, Kurum İçi Belge Depolama, Kurum Dışı Belge Saklama, Doküman İş Akışı Çözümleri, Meta Veri Yönetimi, Versiyon Yönetimi, Gelişmiş Arama Yapma, Tam Metin İçeriği ile Arama Yapma, Şirket İçi ve Şirket Dışı Doküman Paylaşımı Yapabilme, Akıllı Klasör Oluşturma, Ortak Çalışma Alanları Yaratma, Denetim Raporları, IOS ve Android Mobil Uygulama Üzerinden Doküman Yönetimi, İş Akışı Yönetim Sistemi, Arşiv Sistemi, Mesaj Yönetim Sistemi, İndeksleme Sistemi, Fatura Onay Süreç, İşçi ve Mavi Yaka Alımı, Satın Alma Süreci, Ajanda, Faks Yönetim Sistemi, Yeni Nesil Muhaberat, Belge Arşivleme, Doküman Tarama, Dijital Muhaberat Çözümleri, Bilgi Yönetimi ve İçerik Hizmetleri, Envanter Yönetimi ve Raporlama, Veri Merkezleri, Bayi Yönetim Sistemleri, Personel Yönetim, İK Yönetimi, PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), Yeni Nesil İK Yönetimi, İK Analitiği, Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi, Bilgi Güvenliği ve Arşiv Yönetim Sistemleri, Elektronik Belge ve Form Yönetim Sistemi, Görüntü İşleme ve Düzenleme Yazılımı, Dijital Arşiv, Arşiv Yönetim Sistemi, Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi.

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi’nin şirketlere sunduğu faydalar
• Belgelerin yıpranmasını ve kaybolmasını önleme, dokümanların sisteme hızlı girişi, hızlı belge önizleme
• Farklı kriterlerde aramalarda dokümanlara kolay ulaşım
• Yer kaybını azaltma
• Fiziksel arşivlerin, dijital arşivde uygun koşullarda saklanması
• Zaman kazandırma
• Maliyetleri düşürme
• Aynı anda çoklu erişim imkanı
• Yetkiye dayalı belgeye ulaşım sistemi
• Harici klasör izleme, dokümanlar üzerinde istenilen değişiklikleri yapabilme, bu değişikliklerin kimler tarafından, ne zaman yapıldığının kolayca takibi, görev takibi merkezi
• Web erişimi, elektronik ortam üzerinden her yerden her zaman erişim, uzak ofis erişimi
• Dahili PDF düzenleyici
• Otomatik iş akışı
• Versiyon kontrolü-Windows ve MS Office Entegrasyonu
• Detaylı ve esnek belge profilleri
• Dahili ve toplu tarama arayüzü
• Otomatik e-posta arşivleme
• E-posta bildirimleri ve uyarıları
• Belge görev hatırlatmaları
• Tanımlanmış indeksler ile evrak arama, evrak içinde metin arama
• Arayüz özelleştirme
• Kontrollü sanal değişiklik
• Sürüm kontrolü
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
• OCR ile tam metin arama
• Faks entegrasyonu
• Dijital imza, elektronik imza entegrasyonu
• İşlem, kayıt ve belge bazlarında yetkilendirme
• Otomatik yedekleme ve geri yükleme
• Detaylı raporlama.

Çözümleri seçerken dikkat edilmesi gerekenler
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri çözümleri seçerken dikkat edilmesi gerekenler şöyle:
• Mevzuata uygunluk: KVKK ve GDPR standardlarına; ulusal ve uluslararası veri koruma ve saklama ilkelerine uygun olmalı, denetlenebilmeli.
• Aranılan doküman, bilgi, belge ve veriye hemen ulaşılabilmeli, her yerden her cihazdan erişilebilmeli.
• Uzaktan Çalışma: ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’ kullanıcıların dosyalara her yerden ve genellikle herhangi bir cihazdan erişmesine olanak tanımalı, evde, ofiste, havaalanında, otelde, kafede vb. her yerde uzaktan çalışmayı sağlamalı.
• Entegrasyonlar: E-posta, ağ klasörleri, CRM, ERP, eski ECM vb. diğer iş sistemleri ve havuzlarla entegre olabilmeli.
• Güvenlik: Güvenli arşivleme, izni olmayan kişilerin erişememesi seçeneği olmalı. Erişim izni ve kontrol özellikleri, denetim izleri, birleşik kimlik doğrulama, aktarım sırasında ve beklemede kurumsal dosya şifreleme, izinsiz giriş algılama, veri kaybı önleme, yüksek kullanılabilirlik gibi sağlam güvenlik özellikleri sağlamalı.
• OCR (Optik Karakter Tanıma), tam metin arama, otomatik ve akıllı indeksleme, başkaları ile paylaşma gibi özellikleri olmalı.
• Dokümanları açmak ve arşive ulaşmak için ekstra bir program gerektirmemeli.
• Ölçeklenebilirlik: Sistemin ölçeklenebilirliliğine dikkat edilmeli. İşletmenin büyümesine veya değişmesine uyum sağlayan gelişmiş özelliklere sahip çözümler tercih edilmeli.
• Kullanılabilirlik: İş için temel teknolojilerden biri olduğundan kolay erişilebilirlik, çok az veya sıfır kesinti süresi ve kolay kullanım önemli; çalışanlar dosyalara kolayca erişebilmeli, yönetebilmeli ve gezinebilmeli.
• İçerik Zekası: Gelişmiş ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’, yapay zeka kullanıyor. Yapay zeka, meta veri alanlarını doldurarak belirli veriler için dosyaları tarayarak, iş açısından kritik verileri dağınıklıktan ayırarak belgelerin sınıflandırılmasına yardımcı olabilir.
• İş Akışı Otomasyonu: İş akışı otomasyonu, bir iş sürecindeki her adımın takip edilmesini doğrulayarak tutarlılığın sağlanmasına yardımcı olur. Otomatikleştirilmiş iş akışları, sözleşme onayları, kontrollü içerik ve faturalama gibi iş süreçlerini kolaylaştırmalı ve ele alınması gereken bir görev olduğunda bildirim göndermeli.

Doküman Yönetim Sistemi nedir?
Doküman Yönetim Sistemi (DYS); “İş dosyalarını düzenlemek, güvenli hale getirmek, depolamak, dijitalleştirmek ve etiketlemek için kullanılan bir belge yönetim sistemi, otomatik bir iş yazılım çözümü” olarak tanımlanıyor.
Doküman Yönetim Sistemleri türleri: DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalar. Nasıl sınıflandırıldıklarına bağlı olarak da belge yönetim sistemi türleri mevcut: Klasör Tabanlı ve Klasörsüz Belge Yönetim Sistemi.

Belge Yönetim Sistemi/ Evrak Yönetim Sistemi nedir?
Kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesini ve elektronik ortamda saklanarak yönetilmesini sağlayan yazılımlar. Evrak yönetim sistemiyle bütün belgeler, veriler tek bir merkezi alanda toplanır.

Arşiv Yönetimi nedir?
Arşiv yönetimi; “Sistemi tüm uygulamanın bakımı ve kullanımı ile ilgili yönetim alanıdır. Bir kuruluştan arşiv deposuna transfer edildikten sonra kayıtların elde edilmesi, bakımı, düzenlenmesi, tanımlanması ve geri alınmasıyla ilgilidir” diye tanımlanıyor. Bir başka tanıma göre; “Devlete, topluma ve / veya kurumlara ait hafızanın arşivlerde toplanması, gelişerek korunması amacına hizmet eden yazılımlar.”