Page 8 - Dijital-KobiEfor-Ocak-2021

'à-à7$/ $5áà9 ( $5áà9

'LMLWDO $UåLY 'LMLWDO 6D\×VDOODåW×UPD

Teknolojinin getirdiği yenilikler, kişi ve
kurumlar için olmazsa olmaz öneme
sahip oldu. Birçok sektörün hem kendisini
hem operasyonel sürecini değiştiren,
geliştiren ve hatta yeniden yaratan bir
dönüşümü de içine alıyor. Bunlardan biri
de Dijital Arşiv/Dijital Sayısallaştırma.

ijital dönüşüm kaçınılmaz ların bir kısmı dijital
bir süreç. Tüm dünyada di- hizmetin yanısıra son
Djital dönüşüm birçok kav- teknolojiyle donattığı
ramı içinde barındırıyor. Pandemi mekanlarda fiziki arşiv
sürecinin dönüşümü hızlandırdığı sağlayacak altyapı im-
bir gerçek ancak dijitalleşmeye kanını da sunuyor.
arşivciliğin en eski kurumu olan
zaman ve maliyet tasarrufu sağla- Dijital Arşiv hizmeti veren ku-
yeni ismi Cumhurbaşkanlığı
mak amacıyla daha önceden geçiş rumların ilk hizmeti elbette en-
Devlet Arşivleri Başkanlığı olan
yapan birçok işletme bulunuyor. düstriyel tarayıcılık. İşletmeler;
Dijitalleşme sürecinin bir ayağını JPEG, TIFF, GIF, PDF, AFP, Posts- kurum; İstanbul ve Ankara’da
da Dijital Arşiv oluşturuyor. Dos- cript gibi formatları destekleyerek Devlet Arşivleri bünyesinde faa-
yaların ve belgelerin taranarak arşivleme hizmeti sunuyor. Dijital liyet gösteren birimlerindeki 60
belli bir program dahilinde verita- arşivi tercih eden işletmeler ise is- milyon belgeyi dijital ortama ak-
banına aktarılmasına Dijital Arşiv tediği zamanda ve hızlı bir şekilde tarmış durumda. Bu belgelerin
diğer adıyla Sayısal Arşiv deniliyor. sözkonusu dokümanına ulaşıp, iş- 40 milyona yakını online olarak
Dijital Arşiv çözümünü, ağırlık- lemini gerçekleştirebiliyor. Çünkü araştırmacıların hizmetine açıldı.
lı kurumsal olarak nitelendirilen dijital arşiv hizmeti veren kurum- İstenilen yerden internet bağlan-
büyük ölçekli işletmeler tercih lar; taradıkları dökümanı; isme, tısıyla bu belgelerden yararlan-
ediyor gibi gözükse de KOBİ ta- numaraya veya anahtar kelimeye mak mümkün.
nımı içinde yer alan orta ölçekli dayalı arama sistemiyle konum- Burada küçük bir bilgi payla-
işletmelerin gittikçe daha fazla bu landırarak belgelere daha hızlı ula- şımında fayda var: Dijital Arşiv ile
hizmetten yararlandığı bir gerçek. şılmasını mümkün hale getiriyor. E-Arşiv aynı şey değil. Dijital Arşiv
Ve önümüzdeki dönem KOBİ’ler Dijital arşiv sistemi sadece şir- bir depolama ve sıralama sistemi
bu alanda ciddi bir tüketici olarak ketler bazında değil kağıt kullanı- iken, en kısa tanımıyla; kesilen fa-
yerini alacak. Çünkü Dijital Arşiv mının olduğu her kurum ve kuru- turaların dijital ortamda gönderil-
hizmetinin sunduğu avantajlar luşta önemli. Örneğin; ülkemizde mesine e-Arşiv deniyor.
yadsınamayacak nitelikte.
Arşiv süreci bazı kurumlar için Dijital arşivin avantajları
kritik önemi sahip. Yasal yüküm-
lülükler nedeniyle kurumlar bel- • Dijital arşiv ile belgeler ko- geniş depolama alanı kullanılır.
layca saklanıyor, kaybolmasının • Doğal afet, çalıntı gibi
gelerini belirli süre için saklamak
önüne geçilmiş olunuyor. olumsuzluklar dijital arşiv siste-
zorunda. Bu zorunluluk ise hem
• Kağıtların fiziki ağırlığı or- minde yaşanmaz.
yer, hem insan kaynağı açısından
tadan kalkıyor. • Depolama maliyetinden ta-
ciddi maliyet getiriyor. Dolayısıy-
la firmaların bu zorunluluk kar- • Yetkisiz erişim engellenebi- sarruf sağlanır.
liyor. • İnsan kaynağı ihtiyacı kal-
şısında sıkıntı yaşamaması için
• Hızlı, kolay, istenilen yerden maz.
Dijital Arşiv modelinin kullanım
istenilen zamanda ilgili dökü- • Kağıt israfının önüne geçil-
alanları genişliyor. Kendi işine
mana ulaşılabiliyor. mesiyle ağaçların kesilmesi ön-
odaklanmak isteyen işletme, dış • Dijital arşiv uygulamasında lenerek doğanın korunmasına
kaynak olarak bu hizmetten ya-
depo vs. ihtiyacı ortadan kalkar. katkı sağlanır.
rarlanabiliyor. Dijital Arşiv/Sayı-
• Bulut teknoloji sayesinde • Şifreli giriş sağlanır.
sal Arşiv hizmeti veren kurum-
8 KobiEfor Dijital $UDOÜN