Rekabet avantajı, verimlilik, müşteri memnuniyetini artırıyor; Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri ile akıllı veri yönetimi

Çağımızın yeni altını; veri. Veri çağında yaşanan dijital dönüşüm fırtınasında, verisini yönetebilen şirketler, gelecekte varlığını sürdürebilecek. Uzmanlar, bir kurumda verilerin, bilgilerin ve belgelerin %70’ten fazlasının yapısal olmayan e-posta, MS-Word-Excel-PowerPoint ve PDF gibi dokümanlardan oluştuğunu, çalışanların mesaisinin %40-60’ını belgeler ve yazışmalarla ilgili rutin işlemlerin aldığını, bu işlemlerinse işçilik maliyetlerinin ortalama %20-45’ine ve cironun da ortalama %12-15’ine eşit olduğunu ifade ediyor. Gartner’ın araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutuyor, belgelerin yaklaşık %25’i yanlış yerlerde tutuluyor ve çalışanlar zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçiriyor. Bu yanlış çalışma yöntemi ise şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansıyor.
Şirketlerin fiziki ve dijital ortamda sahip olduğu veriler, bilgiler, dokümanlar (belgeler) ve arşivlerin dijital ortama taşınmasını ve yönetilebilmesini sağlayan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’, akıllı veri yönetiminde dikkat çeken teknolojilerden. Şirketlerin, stokçuluk, kırtasiyecilik, bürokrasi ve yönetim ataletini dışarı atan, maliyetlerini azaltan, iş süreçlerini optimize eden ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’, şirketler için sadece bir ihtiyaç değil, aynı zamanda önemli bir stratejik araç. Yenilikçiliği teşvik eden, kurumsal belleği güçlendiren çevredostu bu teknolojiler, şirketlere yüksek oranda hız, çeviklik, esneklik, kalite, güvenlik, zaman ve maliyet tasarrufu, verimlilik, rekabet avantajı ve müşteri memnuniyeti sağlıyor.
Gelirin yüzde 25’i kadar tasarruf ve ‘kağıtsız ofis’ ortamı sağlayan ve yapay zeka tabanlı yeni nesil teknolojilerle zenginleştirilen ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’, iş süreçlerini dijitalleştirerek, iş akışlarının otomatikleştirilmesini sağlıyor. Başarılı bir belge arşiv sistemi sunan bu teknolojiler; veriler, bilgiler, dokümanlar (belgeler) ve arşive, dolayısıyla bilgiye erişim süresini olağanüstü kısaltarak; kurum, kuruluş veya şirket bürokrasisini robotik bir hıza ulaştırıyor.
Fiziki olarak işyerinden çalışma modelinin yanı sıra uzaktan çalışma ve uzaktan çalışmayla ofisten çalışmayı harmanlayan hibrit çalışma modelini kullanan şirketler olmak üzere tüm şirketlerin, verilerinin, bilgi ve belgelerinin güvenliği, korunması, stratejik yönetimi ve sürdürülebilirliği; ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’ ile sağlanıyor. Yapay zeka tabanlı, sıfır hatayla işleyen yazılımlar, bilgiye hızlı erişimi sağlarken işlem sürelerini saniyelere indirgiyor, veriler, bilgiler, dokümanlar ve arşive her yerden güvenli erişim imkanı sunuyor. Detaylı raporlama ve veri analizi, dolayısıyla stratejik veri yönetimini kolaylaştıran ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’, şirketin karar alma ve yönetim mekanizmalarının işini kolaylaştırıyor.

‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’nin sunduğu imkanlar
• Her yerden erişim / Uzak ofis erişimi / Web erişimi
• Hızlı belge önizleme
• Dahili PDF düzenleyici
• Harici klasör izleme
• Otomatik iş akışı
• Görev takibi merkezi
• Dijital imza / Elektronik imza entegrasyonu
• Versiyon kontrolü-Windows ve MS Office Entegrasyonu
• Detaylı ve esnek belge profilleri
• Dahili ve toplu tarama arayüzü / Tanımlanmış indeksler ile evrak arama / Evrak içinde metin arama
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma / OCR ile tam metin arama
• Otomatik e-posta arşivleme / E-posta bildirimleri ve uyarıları
• Belge görev hatırlatmaları
• Arayüz özelleştirme
• Kontrollü sanal değişiklik
• Sürüm kontrolü
• Faks entegrasyonu
• İşlem bazında yetkilendirme / Kayıt bazında yetkilendirme / Belge bazında yetkilendirme
• Otomatik yedekleme ve geri yükleme
• Detaylı raporlama.

‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’nin şirketlere sağladığı faydalar
Verimlilik artışı: Belgelerin dijitalleştirilmesi, depolanması ve erişilmesi süreçlerini otomatikleştiriyor ve iyileştiriyor. Bu çalışanların belgelere daha hızlı ve kolay erişebilmesini sağlıyor, verimliliği artırıyor. Belgeler için bulut üzerinde kolay konfigürasyon ve anında kullanım, mobil uygulamayla bilgisayardan veya akıllı cihazlardan (akıllı telefon, tablet, akıllı cihazlar) her an online erişim, yazılım ile e-posta entegrasyonu, depolama ihtiyaçlarını kurum altyapısına uyumlu hale getirme, yetki seviyesiyle yüksek veri ve doküman güvenliği, doküman ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar doğrultusunda özelleştirme olanakları sunuyor. Veriler, bilgi ve belgelerin sisteme giriş süresini kısaltıyor.
Yasalara uyum: Yasalara uygunluk sağladığından yasal riskleri de azaltan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’, afet ve acil durumlar gibi herhangi bir krizde verilere, bilgilere, belgelere, arşive erişimi ve kurtarmayı kolaylaştırıyor, kriz durumlarına hazırlık imkanı sunuyor. Fiziksel belgelerin kaybı veya hasarında da dijital kopyaların kullanılabilirliği, kriz durumlarında kritik önemdedir.
Maliyet ve zaman tasarrufu, veri güvenliği, izlenebilirlik, hız: Fiziksel belge saklama ve yönetim, işgücü, depo alanı, kağıt, mürekkep ve baskı maliyetlerini azaltan, tasarruf imkanı sunan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’, verilerin, bilgilerin, belgelerin ve arşivin güvenli saklanmasını ve erişimini sağlıyor. Böylece hassas bilgiler, yetkisiz erişimden korunabiliyor ve belgelerin kimlerin tarafından erişilebildiği izlenebiliyor. Onay süreçleri hızlanıyor, kimin hangi doküman, bilgi, veri ve arşiv üzerinde çalıştığı belli oluyor.
Kolay işbirliği ve paylaşım ile doküman paylaşımının takibi ve yetkilendirme: Belgelerin kolayca paylaşılmasını, işbirliğini yapılmasını sağlıyor. Çalışanlar, verilere, belgelere eş zamanlı olarak erişebiliyor, güncellemeler ve işbirliği yapabiliyorlar. Dokümanlar üzerinde yapılan değişikliklerin kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebiliyor.
Karmaşıklık ve riskleri azaltma: Veri ve belgi yönetim süreçlerini basitleştiriyor, karmaşıklığı azaltıyor, veri ve belgelerin doğru şekilde saklanması ve erişilmesi için gerekli güvenlik önlemlerini alarak işletmenin riskini azaltıyor.
Başka uygulamalarla konuşabilme, kolay entegrasyon, kullanıcı deneyimini geliştirme: Başka uygulamalarla konuşabilen ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’, başka veritaban sunucusundan bilgi eşleştirmesine de olanak tanıyor. Kullanıcıların verilere ve belgelere erişimi ve yönetimini kolaylaştırıyor. Kullanıcı dostu arayüzler ve arama özellikleri, kullanıcı deneyimini iyileştiriyor ve çalışanların daha verimli olmaları sağlıyor.
Uzaktan çalışma imkanı: Uzaktan çalışma modeline geçen şirketlerde çalışanlar, verilere, bilgilere, belgelere ve arşive her yerden erişebiliyor ve işlerini sürdürebiliyor.
Çevredostu: Fiziksel belgelerin saklanması ve yönetimi, kağıt kullanımı, enerji tüketimi gibi çevresel etkilere yol açtığından ‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri, bu etkileri azaltarak, çevresel sürdürülebilirliği destekliyor.
Rekabet avantajı, stratejik ve doğru karar verebilme: Daha iyi bilgi yönetimi ve iş süreçlerinin optimize edilebilmesini, daha hızlı, stratejik kararlar alınabilmesini, pazara daha hızlı yanıt verilebilmesini sağlayarak ciddi bir rekabet avantajı sunuyor. Müşteriler, tedarik zinciri, çalışanlar, üst yönetim dahil kurum dışı ve kurumiçi iletişimin daha etkin olabilmesini, veri analizi ve raporlamanın kolaylaşmasını, geriye dönük uygulamalara kolaylıkla ulaşabilmesini, kurumsal hafızanın güçlenmesini, kurumsal denetimin verimli yapılabilmesini, şirket kültürünün sürdürülebilirliğini, kırtasiye, kurye, zaman vb. maliyetlerde tasarruf ve çevreye uyumun artırılmasını sağlıyor.
Müşteri memnuniyetini artırma: Müşteri verileri, belgelerine daha hızlı, etkili erişimle, müşteri talepleri daha hızlı karşılanıyor ve müşteri memnuniyetini artırma imkanı sağlıyor.
Yenilikçiliği teşvik etme: Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri, şirketlerin yenilikçi düşünmelerini teşvik ediyor ve yeni fikirlerin geliştirilmesini destekliyor. Daha iyi bilgi yönetimi, yeni fikirlerin keşfedilmesini ve hayata geçirilmesini kolaylaştırıyor.
Kurumsal belleği güçlendirme: Kurumsal belleğin korunmasına ve güçlendirilmesine yardımcı oluyor. Şirket içindeki bilgi ve deneyimlerin daha etkin paylaşılması, kurumsal hafızanın korunmasını sağlıyor ve gelecekteki karar alma süreçlerine katkıda bulunuyor.
Ölçeklenebilirlik ve büyümeye hazırlık: Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri, şirketlerin büyümesine ve ölçeklenmesine hazır olmalarını sağlıyor. Büyüyen işletmeler için, veri yönetimi ve belge yönetimi süreçlerini kolayca genişletebilir, uyum sağlayabilirler.
Güvenlik: Veriler, bilgiler, dokümanlar, arşivler yanlışlıkla silinmiyor, kaybolmuyor, donanım arızalanması veya doğal afetlerden korunabiliyor. Veriler, bilgiler ve dokümanları arayıp bulmak ve arşivlemek kolaylaşıyor.

‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’nde dikkat çekenler ve trendler
Yapay Zeka (Al), Makine Öğrenimi (ML-Machine Learning), Yapay Zeka ve Makine Öğrenimi Uygulamaları, İş Zekası (BI), Gelişmiş Veri Analitiği ve İş Zekası, Büyük Veri (Big Data), Veri Standardizasyonu ve Entegrasyonu, Nesnelerin İnterneti (IoT), Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), OT/VT Teknolojileri, Giyilebilir Cihazlar, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA-Robotic Process Automation), Robotlar, Bulut Bilişim (Cloud Computing) ve Bulut Bilişim Teknolojileri, Bulut Tabanlı Çözümler, Sis Bilişim (Fog Computing), Uç Bilişim / Sınır Bilişim (Edge Computing), Mist Computing, Edge Veri Merkezi, Gelişmiş Veri Güvenliği ve Uç Nokta Koruması, Mobil Uygulama Entegrasyonu, Dijital Dönüşüm ve Elektronik İmza Etegrasyonu, Gizlilik ve Güvenlik Odaklı Çözümler, Siber Güvenlik Teknolojileri, Yüksek Veri Güvenliği, KVKK Çözümleri,  Blockchain (Blokzincir) Teknolojisi, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi).
Doküman Yönetimi ve İş Akışı Otomasyonu Entegrasyonu, İş Akışı ve Süreç Yönetimi, Süreç Yönetim Sistemi, Gelen Evrak, Giden Evrak, Arşiv Yönetimi, Arşiv / Doküman Yönetimi, Arşiv Yönetim Sistemi, Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi, Bilgi ve Belge Yönetimi, Evrak Yönetimi, Doküman Yönetim Sistemi (DYS), Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri (DAYS), Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS), Doküman İş Akışı Çözümleri, Meta Veri Yönetimi, Versiyon Yönetimi, İş Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi ve Otomasyonu, Elastik ve Ölçeklenebilir Altyapılar, Çoklu Dil Desteği ve Kültürel Uyumluluk, Veri Görselleştirme ve Raporlama, Ağ Geçidi ve Veri Koruma Çözümleriyle Entegrasyon, Genişletilmiş Uç Nokta Entegrasyonları, Sıfır Güvenlik (Zero Trust) Modeline Uyum, Dağıtık ve Dağıtık İş Gücü İçin Adaptasyon.
Gelişmiş Arama Yapma, Gelişmiş Arama ve Keşif Yetenekleri, Tam Metin İçeriği ile Arama Yapma,  Şirket İçi ve Şirket Dışı Doküman Paylaşımı Yapabilme, Kapsamlı Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü, Dijital İmza ve Kimlik Doğrulama Entegrasyonu, Akıllı Klasör Oluşturma, Ortak Çalışma Alanları Yaratma, Denetim Raporları, IOS ve Android Mobil Uygulama Üzerinden Doküman Yönetimi, Evrak Yönetim Sistemi, Evrak Depolama Sistemleri-EDS, İş Akışı Yönetim Sistemi, Arşiv Sistemi, Mesaj Yönetim Sistemi, İndeksleme Sistemi, Fatura Onay Süreç, İşçi ve Mavi Yaka Alımı, Satın Alma Süreci, Ajanda, Faks Yönetim Sistemi, Yeni Nesil Muhaberat, İK Yönetimi Çözümleri, Kurum Kültürü Analizi, İş Süreçleri Yönetim Platformu, Personel Takibi (PDKS), Performans Değerlendirme Sistemi, Performans Yönetimi, Yetenek Yönetimi, Yetenek ve Performans Yönetimi, Raporlama, Bütçe Yönetimi, Personel Bilgi Sistemi, Personel / Beyi / Satış Ekibi Ödüllendirme, Kişisel Bilgi Yönetimi, Sağlık, Güvenlik ve Uyumluluk Yönetimi, Bordro Programı, Bulut Tabanlı Bordro Programı, Raporlama, Sadakat Programları, Sistem Yönetimi.

‘Doküman Yönetim Sistemi (DYS)’ nedir?
Sayısal ortamdaki veri, bilgi dokümanların (belgelerin) organizasyonunu ve yönetimi için geliştirilmiş uygulamalar olan Doküman Yönetim Sistemi (DYS), şöyle tanımlanıyor: “Kağıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesi.” Bir diğer tanıma göre; “İş dosyalarını düzenlemek, güvenli hale getirmek, depolamak, dijitalleştirmek, arşivlemek ve etiketlemek için kullanılan bir belge yönetim sistemi, otomatik bir iş yazılımı çözümü.”

‘Arşiv Yönetim Sistemi’ nedir?
Arşiv Yönetim Sistemi, şöyle tanımlanıyor: “Arşiv yönetimi, sistemi, tüm uygulamanın bakımı, kullanımı ile ilgili yönetim alanıdır. Bir kuruluştan arşiv deposuna transfer edildikten sonra kayıtların elde edilmesi, bakımı, düzenlenmesi, tanımlanması ve geri alınması ile ilgilidir.”

‘Doküman ve Arşiv Yönetimi’ süreçleri
Belge Yönetimi (Doküman Yönetimi) süreçleri: 1) Üretim-Dolaşım, 2) Dosyalama-Erişim Kullanım 3) Depolama-Koruma 4) Değerlendirme-Düzenleme.
Arşiv Yönetimi süreçleri: 1) Dosyalama, 2) Veri, Bilgi ve Belge Saklama, 3) Saklama Planları, 4) Kurum Belge Merkezi ve Arşivi 5) Değerlendirme-Ayıklama-İmha 5)Arşiv Belgesi Devir İşlemleri.

‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’ni seçerken dikkat edilmesi gerekenler
• Kullanım kolaylığı: Dokümanları açmak ve arşive ulaşmak için ekstra bir program gerektirmemeli, karmaşık olmamalı, kullanımı kolay, hızlı, pratik ve güvenli olmalı.
• Güvenlik ve destek: Güvenli arşivleme, izni olmayan kişilerin erişememesi seçeneği bulunmalı. Güvenlik için doğru yetkilendirme kritik önemde. Herhangi bir sorun yaşandığında destek sağlanabilir olması gerekiyor. İçerik ve kullanıcı yönetimi: Kurumsal ihtiyaçların karşılanması için sistemin süreçlere uygun fonksiyonları bulunmalı. Sistem, içerik oluşturmadan, arama yapmaya, yeni versiyon oluşturmadan içerik raporu elde etmeye birçok fonksiyonu sağlayarak zaman kaybı yaşanmadan dokümanlar yönetilebilmeli ve takibi yapılabilmeli.
• Aranılan doküman, bilgi, belge ve veriye hemen ulaşılabilmeli, her yerden her cihazdan erişilebilmeli.
• KVKK ve GDPR standardlarına; ulusal ve uluslararası veri koruma ve saklama ilkelerine uygun olmalı, denetlenebilmeli.
• OCR (Optik Karakter Tanıma), tam metin arama, otomatik ve akıllı indeksleme, başkaları ile paylaşma gibi özellikleri olmalı.